GOED VOOR DE MENTALE GEZONDHEID, MAAR OOK DE OMZET

Achtergrond;
Werkweek Automatiseerder Afas gaat personeel vijf dagen betalen voor vier dagen werk. Hoe verging het bedrijven die eerder overstapten? 

De vierdaagse werkweek bij Afas gaat in eerste instantie om een proef van een jaar.

Marco Rooks zou niet anders meer willen. Toen hij drieënhalf jaar geleden zijn eigen accountantskantoor NXT LVL opende, voerde hij meteen een werkweek van vier dagen in. Zonder dat zijn vijf werknemers hoeven in te leveren aan salaris, overigens. Ze krijgen betaald voor 40 uur, maar werken 32 uur. Op vrijdagen is het kantoor in Twello, niet ver van Deventer, dicht. 

De oprichter wilde dat collega’s zo ook de kans kregen zich buiten werk te ontwikkelen. „Dat kan door lesgeven, een commissariaat, op creatieve manieren bezig zijn.” Afwisseling voor het personeel dus, en het bedrijf is er ook nog productiever door geworden. Niet omdat werknemers meer doen in dezelfde uren, maar omdat ze zich vaker afvragen: wat ik nu doe, is dat echt nodig?

De interesse in de vierdaagse werkweek is de laatste jaren groeiende. Deze woensdag kondigde softwarebedrijf Afas aan het model vanaf volgend jaar in te voeren. Het bedrijf uit Leusden is, met bijna 700 werknemers en een jaaromzet van 290 miljoen, een van de grotere Nederlandse bedrijven die zich aan zo’n stap wagen. Het gaat om een proef die in eerste instantie een jaar loopt.

Volgens Afas is de wereld in „een ratrace” beland, om telkens meer te doen in minder tijd. Als onderbouwing wijst het bedrijf op de eigen productiviteit: bedroeg een kleine dertig jaar geleden bij oprichting de jaaromzet per werknemer nog omgerekend 60.000 euro, vorig jaar was dat 450.000 euro. Tegelijkertijd is er minder tijd voor zaken „waar het écht om gaat in het leven”, schrijft Afas in een toelichting aan personeel. 

Door de komst van kunstmatige intelligentie kunnen werknemers de komende jaren nóg productiever worden, verwacht de automatiseerder. Techniek kan taken overnemen, waardoor het personeel hetzelfde werk kan doen in minder tijd. Maar dat is geen reden ze er werk bij te geven, stelt Afas. De dag minder werken leidt niet tot meer werk op andere dagen of hogere doelstellingen. 

Verwaarloosbaar
Waar in Nederland de vierdaagse werkweek vooral het initiatief is van losse bedrijven wordt er in sommige andere landen al op grotere schaal mee geëxperimenteerd. Zo loopt in Duitsland sinds dit voorjaar een proef bij 45 bedrijven om ervaringen te verzamelen. Portugal begon eind vorig jaar aan eenzelfde experiment, onder 41 bedrijven.

De grootste proef tot dusver vond plaats in het Verenigd Koninkrijk, waar 61 bedrijven in juni 2022 voor een half jaar de vierdaagse werkweek invoerden. De conclusie was na zes maanden: onder de 2.900 werknemers nam het aantal stress- en burn-outklachten flink af. Ook oordeelden veel deelnemers dat ze hun werk beter konden combineren met taken thuis.

Niet alleen werknemers profiteerden van de overstap, de bedrijven zelf ook. De omzet lag tijdens de proefperiode gemiddeld 34 procent hoger dan in de zes maanden ervoor. Ook het verloop van personeel daalde fors, met 57 procent. Meer dan een jaar later loopt de proef bij 90 procent van de deelnemende bedrijven nog steeds, en heeft de helft daarvan besloten de vierdaagse werkweek permanent in te voeren. 

Aniek Fikken, directeur van softwarebedrijf Ecare uit Enschede, herkent dat. Haar organisatie (125 werknemers) levert producten aan de zorg en stapte begin vorig jaar over op vier dagen werken. „We hebben een proef gedaan van zes maanden. En daarna konden we, met het volste vertrouwen ook, zeggen: dit blijven we doen.”

In eerste instantie kostte de overstap geld, omdat personeel dat eerder al vier dagen werkte óók een vol salaris kreeg. Maar „die kosten zijn te verwaarlozen” in vergelijking met de opbrengst, zegt Fikken. Zo steeg de productiviteit flink, en daalde het verzuim, wat juist weer scheelt in de uitgaven. „Mensen hebben meer focus, hebben privé meer tijd om dingen te regelen die ze anders misschien op werk zouden doen.”

Een overstap stelt bedrijven overigens ook voor vraagstukken, merkten de deelnemers aan het Britse experiment. Want kantoorwerk is misschien relatief eenvoudig te pauzeren op donderdagmiddag, maar hoe doe je dat in fabrieken waar machines idealiter dag en nacht doordraaien? Of bij een klantenservice? Voor sommige bedrijven was dat reden om een alternatief te kiezen waarbij hun bedrijf alsnog de hele week doordraaide: soms werkten mensen minder uren per dag, of had iedereen andere vrije dagen. 

Volgens Fikken van Ecare geen ideaal compromis. Juist die collectieve vrije dag maakt de vierdaagse werkweek zo effectief, meent ze. „Daardoor krijgen mensen die vrij zijn ook echt rust.” Ze worden niet gebeld door collega’s die op een andere dag vrij zijn, en beginnen de nieuwe week niet met een „achterstand” door gemiste telefoontjes. Ook accountant Rooks en automatiseerder Afas kozen om die reden voor een vaste vrije dag. Alleen voor onderdelen die bereikbaar móéten zijn, zoals de klantenservice bij storingen, wordt een uitzondering gemaakt.

Niet meer ‘uurtje-factuurtje’
Voor Rooks was de overstap reden om nog eens naar zijn verdienmodel te kijken. In de accountancy is „uurtje-factuurtje” de standaard, zegt hij. „Je werkt een aantal uur voor de klant, tegen een bepaald tarief.” Maar in de nieuwe werkelijkheid moest het juist níét meer gaan over uren, vond hij, maar over resultaat. Daarom rekent hij nu vaste tarieven voor bijvoorbeeld het controleren van een jaarrekening. 

Waar de Nederlandse overstappers wel in verschillen is de invulling van die vrije dag. Zo spreken ze bij Afas nadrukkelijk over een „ontwikkelingsdag”. De gedachte erachter is dat werknemers hun vrijdag besteden aan bezigheden die goed zijn voor zichzelf of de wereld: een oude hobby oppakken, een extra dag met de kinderen, mantelzorgen, vrijwilligerswerk. De „hele dag Netflixen” of een betaalde baan erbij zoeken „heeft dus niet onze voorkeur”, aldus het bedrijf. 

Accountant Rooks spreekt daarentegen wel van een vrije dag. En als iemand daarin iets doet en daar betaald voor krijgt, omdat hij of zij daar energie van krijgt, moet die dat vooral lekker doen. Ook Fikken van Ecare spreekt van een vrije dag. „Wij hebben gezegd: doe ermee wat je leuk vindt. Alleen probeer niet een bijbaantje te zoeken. Eén collega deed dat wel, maar die is daar alweer van teruggekomen.”

Auteur : Joost Pijpker
Publicatie en bronvermelding
NRC 12 juni 2024 ONLINE

Een versie van dit artikel verscheen in het NRC van 13 juni 2024.  

De Ondernemer schrijft over de manier waarop ondernemingen omgaan met de werkweek en haalt onder meer een onderzoek aan van de universiteit van Melbourne. Daaruit bleek dat mensen boven de veertig jaar al minder goed functioneren bij meer dan 24 uur per week werken en 40 uur werken zou zelfs funest zijn. Louis Goulmy, schrijver van het boek ‘Echte mannen werken vier dagen’, pleit voor een vierdaagse werkweek met behoud van salaris. ‘Als je mensen vrijheid geeft om hun tijd zelf in te delen, worden ze creatiever.’ Goulmy is partner van het wereldwijde project 4 Day Week Global, dat in landen als Zuid-Afrika, Engeland, Canada, Duitsland, Scandinavië, Frankrijk en België al voet aan de grond heeft, maar in Nederland nog weinig handen op elkaar krijgt. ‘Er wordt alleen gedacht: hoe gaan we dat betalen?’

Niet meer in uren praten

Er zijn wel uitzonderingen en die vinden we bij Nmbrs, ontwikkelaar van payroll- en HR-software. De 140 medewerkers in Lissabon, Stockholm en Amsterdam werken sinds 2022 vier dagen per week. ‘Er was behoefte aan een betere werk- en privébalans. Met een vierdaagse werkweek kunnen we iedereen de mogelijkheid bieden om vier dagen hard en effectief samen te werken, in ruil voor een volle betaalde dag rust. Daarnaast wordt het werk zelf steeds intensiever.’

Volgens chief people officer Marieke Pepers van Nmbrs maakt automatisering meer mogelijk, maar legt het ook een groter mentaal beslag op mensen. ‘Je hebt evenredig meer downtime nodig. Iets wat ook voor rekening van de werkgever mag zijn, vinden wij. Er is geen reden meer voor ons om in uren te praten als we het over productiviteit hebben. Het gaat om de output: wat je oplevert.’ Het bedrijf merkt dat mensen op maandag meer uitgerust zijn, minder fouten maken en minder prikkelbaar zijn. Omdat de productiviteit is gestegen, hoeven er geen extra mensen aangenomen te worden.

Niet harder, maar slimmer werken

Marco Rooks van NXT LVL Accountants zweert ook bij de vierdaagse werkweek. Hij startte zijn kantoor drie jaar terug nadat hij bij EY en BDO jarenlang meer dan 40 uur per week had gewerkt. ‘Ik realiseerde mij wat het mij bracht om naast mijn werkzaamheden als accountant ook tijd en ruimte te hebben voor andere zaken. Ik wilde mijn medewerkers meer ruimte geven voor eigen ontwikkeling, voor een hobby, vrijwilligerswerk, docentschap of een toezichthoudende rol en daarom voerde ik de 32-urige werkweek in. Later las ik pas wetenschappelijke onderzoeken over de positieve gevolgen ervan. Dat bevestigde mijn gevoel erover; dat was wel leuk om te lezen.’

Bij NXT LVL is iedereen vrij op vrijdag. ‘Onze klanten hebben er geen last van. Het is een kwestie van organiseren en communiceren. We passen onze portefeuille erop aan en zorgen gewoon dat ons werk op tijd af is. We werken niet harder, maar slimmer. We gebruiken andere tools, zoals data-analyses, robotiseren standaard werkzaamheden en maken keuzes in wat we wel en vooral niet doen. Een vergadering hoeft niet altijd, soms volstaat een korte afstemming, en afspraken met klanten doen we de ene keer face to face en de andere keer via Teams. Het is een andere manier van denken. Ook in deze sector kan het echt anders.’

Meer productiviteit, minder kosten

Uit onderzoek van recruiter Robert Walters bleek eerder dat veel professionals graag vier dagen willen werken, maar dat slechts 3 procent van de bedrijven een kortere werkweek overweegt. Een proefproject van 4 Day Week Global leverde op dat de productiviteit met 10 procent stijgt bij een vierdaagse werkweek, dankzij een beter evenwicht tussen werk en privé. Daarnaast nemen gezondheidsproblemen af. En die zorgen, zo bleek uit onderzoek van Deloitte, in het Verenigd Koninkrijk jaarlijks voor 52 miljard euro aan kosten – vooral doordat werknemers wel aanwezig zijn, maar zich niet volledig inzetten. In IJsland werkt inmiddels 86 procent van de beroepsbevolking vier dagen met behoud van salaris.

Bron: De Ondernemer

Mag een NXT LVL accountant op sneakers naar kantoor?

Het is 2021, Marco had zijn eerste ontmoeting met Mitchel Brown van Bright Brown: Marketing As A Service. Mitchell, als marketing-goeroe en creatieveling had zijn spijkerbroek en T-shirt aan met zijn favoriete sneakers, Marco gekleed in pak en nette schoenen.

Wat je niet verandert dat kies je!
Samen bespraken zij de ideeën en visie achter NXT LVL®. Zij spraken over innovatie, een ander geluid in combinatie met de accountancy sector. Als snel kwam de vraag van Mitchell: “Mag een NXT LVL® accountant op sneakers naar kantoor?”

In creatieve sectoren, zoals marketing, reclame, technologie en design, wordt het dragen van sneakers vaak gezien als een teken van individualiteit en creativiteit. Echter, in de meer traditionele sectoren, zoals financiën, recht en consultancy, kunnen de kledingvoorschriften formeler zijn. Interessant!

Er is een verschuiving merkbaar
Terugkomend op ‘wat je niet verandert dat kies je’. Het is helemaal geen must, om op sneakers op je werk te komen. Wat wel een must is, en dat is nu precies getriggerd, is het verwelkomen van meer ontspanning. Dat vind je niet alleen terug in de werkomstandigheden waar we ons bij NXT LVL® hard voor maken, maar ook in de keuzevrijheid je eigen werkoutfit te kiezen, waarbij pakken en zakelijke kledij allang de norm niet meer zijn.

Zomaar een voorbeeld over hoe je elkaar kunt inspireren, én, iets wat zowel Mitchell als Marco beide belangrijk vinden, dat hun medewerkers zich comfortabel en zelfverzekerd voelen in wat zij dragen! Met een kleine kanttekening, zolang het maar respectvol en passend is voor de werkomgeving.

Wat NXT LVL® betreft, een accountant mag op sneakers naar kantoor!

Minder bullshit-taken, meer denkwerk: maak accountancy weer relevant

Vinken zetten, transacties minutieus documenteren of eindeloze review notes heen- en weer sturen: de afgelopen jaren zijn er allerlei taken bijgekomen die eigenlijk bullshit zijn, om David Graeber, auteur van Bullshit Jobs, te citeren. Het zijn taken die door mensen uitgevoerd worden, maar veelal geautomatiseerd kunnen worden, niet op het juiste niveau in het team worden opgepakt,  jong talent wegjagen, en afleiden van de taak die accountants eigenlijk hebben: vertrouwenspersoon in het maatschappelijk verkeer zijn.

Bullshit-taken

In de loop der jaren lijkt professionele oordeelvorming en klantcontact steeds meer op de achtergrond te zijn gekomen en heeft een zogenaamde ‘checklist-cultuur’ de overhand genomen.

Het merendeel van de uren die accountants factureren gaat naar randzaken. Posten en transacties die geen significant risico vormen voor de jaarrekening, worden overmatig ‘dichtgevinkt’ en gedocumenteerd. Verslaglegging is rigide en draagt niets bij aan de kwaliteit. Lijsten met zaken die gecontroleerd moeten worden zijn lang en vaak overbodig.

Het zijn handmatige taken die tijd en middelen slurpen, energie uit het vak halen en de focus verminderen op de belangrijkste aandachtspunten.

De accountancysector is van nature risicomijdend en tot weinig verandering bereid, concludeerden de Kwartiermakers toekomst Accountancy (conclusie Kwartiermakers 2023) onlangs. Omdat de accountancysector de afgelopen jaren in opspraak is gekomen door schandalen bij klanten, is de angst om niet compliant te zijn steeds overheersender geworden. Die angst drukt zo op de sector dat er weinig ruimte is voor herziening en vernieuwing, terwijl daar  in de accountancy bij uitstek behoefte aan is en ruimte voor biedt.

Meer tijd voor denkwerk

Zo kan een groot deel van de taken en processen geautomatiseerd of gerobotiseerd worden, zoals het leggen van verbanden in de administratie, afloop van debiteuren, voortgezette controles, het uitvoeren van steekproeven op facturen of andere standaardprocedures. Ook in de controleaanpak en het controleproces is ruimte voor verbetering, zoals focus aanbrengen op de significante risico’s en keuzes maken in wat wel, maar vooral ook niet meer doen. Door betrokkenheid van ervaren teamleden in de uitvoering van de controle en weer tijd te besteden aan de ‘training on the job’ in plaats van ‘after the job’, wordt de controle niet alleen efficiënter en effectiever, maar ook veel leuker en leerzamer.

De knip kan gezet worden in documentatie: het kan zo worden georganiseerd dat alleen de zaken die echt van belang zijn, vastgelegd worden. Of met behulp van slimme sjablonen, rapportagetools en generative AI kan de tijd die nu aan rapportages besteed wordt, significant ingekort worden en de kwaliteit verbeteren.

Maar ook het traditionele ‘uurtje-factuurtje’ is aan vernieuwing toe. Nieuwe verdienmodellen zijn in opkomst. Steeds meer bedrijven maken gebruik van abonnementsvormen of value-based pricing, waarbij de nadruk ligt op de toegevoegde waarde van de dienstverlening in plaats van de bestede uren.

Samengevat: als we nieuwe verdienmodellen omarmen en het proces van de controle van de jaarrekening evalueren, herdefiniëren en oplossingen doorvoeren, kan dit een enorme winst aan tijd en middelen opleveren. Voeg daar meer diversiteit in vaardigheden en achtergronden in teams aan toe, een 32-urige werkweek – beter voor productiviteit en werktevredenheid – en de sector krijgt weer elan. Het zal weer jong talent aantrekken, uitstroom verminderen en de bevrediging ten goede komen. Accountants krijgen zo weer de ruimte om niet alleen dossiertijgers te zijn, maar weer vertrouwenspersoon en strategisch adviseur te worden. Ook in de accountancy sector kan het echt anders!

Artikel uit: AccountancyWorld